Aplicando Excel: Como Crear una Base Datos en Excel

¿Qué aprenderás en este este Video Tutorial?

Aprenderás a crear una base de datos mediante macros en Excel

Uso del Editor de Visual Basic y varios comandos

¿Qué uso puedes dar a los conocimientos de Crear una Base de Datos?

Almacena la información que tu necesites en una Base de datos

Lo puedes utilizar para crear base de Datos en Excel de inventarios, facturación, registro de clientes, nomina de personal, etc.

Video Tutorial de Creación y Uso de la Base de Datos en Excel

Manual Paso a Paso Creación de Base de Datos en Excel

1 paso:

En el escritorio de nuestro computador vamos a crear una carpeta que se llama Base de Datos

2 paso:

Abrimos Excel y guardamos dentro de la carpeta Base de Datos el archivo con el nombre Base de Datos Clientes, el archivo debe estar guardado como Libro de Excel habilitado para macros

3 paso:

Habilitamos la Cinta de Opciones Programador

Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta de opciones -> Poner visto en Programador -> Aceptar

4 paso:

En la Celda B1 escribimos el texto INGRESO DE UN NUEVO CLIENTE

En la Celda B4 escribimos el texto Nombre

En la Celda D4 escribimos el texto Apellido

En la Celda B6 escribimos el texto Edad

En la Celda D6 escribimos el texto Teléfono

En la Celda B8 escribimos el texto Dirección

En la Celda D8 escribimos el texto Identificación

5 paso:

Cambiamos el nombre a la Hoja 1, le colocamos el nombre Registro

6 paso:

Insertamos una Nueva Hoja y la ponemos de nombre Base

7 paso:

Nos cambiamos a la hoja Base y colocamos el siguiente texto:

En la Celda B1 escribimos el texto BASE DE DATOS CLIENTES

En la Celda B3 escribimos el texto Nombre

En la Celda C3 escribimos el texto Apellido

En la Celda D3 escribimos el texto Edad

En la Celda E3 escribimos el texto Teléfono

En la Celda F3 escribimos el texto Dirección

En la Celda G3 escribimos el texto Identificación

8 paso:

En la hoja Base seleccionamos el rango de celdas B3:G4

Luego vamos a la cinta de opciones Insertar y damos clic sobre Tabla

Nos va a aparecer la ventana Crear tabla aquí seleccionamos la opción La tabla tiene encabezados y damos clic en Aceptar

Con esto hemos convertido en Tabla al rango seleccionado

9 paso:

Regresamos a la Hoja Registro aquí vamos a insertar tres formas rectangulares para hacer los botones de la siguiente manera:

Cinta de opciones Insertar -> Formas -> Seleccionamos un Rectángulo

Debe quedar de la siguiente manera:

Damos dos clics sobre los Rectángulos y le ponemos nombres a cada uno. Serán nuestro botones. Con los nombres de Grabar , Eliminar y Limpiar como lo muestra la imagen.

10 paso:

Es hora de crear los Macros para esto vamos a abrir el Editor de Visual Basic

Se nos abrirá la siguiente ventana:

En esta ventana damos clic en Módulo 1 y pegamos el siguiente texto:

Sub grabar()

'Función de botón grabar

'Evita parpadeo al ejecutar botón grabar

Application.ScreenUpdating = False

'valida que celdas no esten vacias antes de grabar

If Range("C4").Value = Empty Or Range("E4").Value = Empty Or Range("C6").Value = Empty Or Range("E6").Value = Empty Or Range("C8").Value = Empty Or Range("E8").Value = Empty Then

MsgBox ("INGRESE DATOS")

Exit Sub

End If

'Inserta una fila en Tabla de Hoja Registro

Sheets("Base").Select

Range("A4").EntireRow.Insert

Sheets("Registro").Select

'Captura Nombre

Range("C4").Copy

Sheets("Base").Select

Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues

Sheets("Registro").Select

'Captura Apellido

Range("E4").Copy

Sheets("Base").Select

Range("C4").PasteSpecial xlPasteValues

Sheets("Registro").Select

'Captura Edad

Range("C6").Copy

Sheets("Base").Select

Range("D4").PasteSpecial xlPasteValues

Sheets("Registro").Select

'Captura Teléfono

Range("E6").Copy

Sheets("Base").Select

Range("E4").PasteSpecial xlPasteValues

Sheets("Registro").Select

'Captura Dirección

Range("C8").Copy

Sheets("Base").Select

Range("F4").PasteSpecial xlPasteValues

Sheets("Registro").Select

'Captura Identificación

Range("E8").Copy

Sheets("Base").Select

Range("G4").PasteSpecial xlPasteValues

Sheets("Registro").Select

'Ejecuta función Limpiar

Limpiar

End Sub

Sub Limpiar()

'Vacía campos de Registro

Range("C4").Value = Empty

Range("E4").Value = Empty

Range("C6").Value = Empty

Range("E6").Value = Empty

Range("C8").Value = Empty

Range("E8").Value = Empty

'Ejecuta función ESC

ESC

End Sub

Sub Eliminar()

'Función para eliminar Datos en Base

'Controla que ya no hay registros para eliminar

Sheets("Base").Select

If Range("B4").Value = Empty Then

Sheets("Registro").Select

MsgBox ("HA ELIMINADO TODOS LOS REGISTROS, NO HAY REGISTROS PARA ELIMINAR")

Exit Sub

End If

'Elimina último registro

MsgBox ("VA ELIMINAR EL ULTIMO CLIENTE INGRESADO")

Sheets("Base").Select

Range("B4").EntireRow.Delete

End Sub

Sub ESC()

'Función ESC para que se quite celda en Copia y se coloque el cursor en celda C4

Application.CutCopyMode = False

Range("C4").Select

End Sub

Debe quedar de la siguiente manera:

Para finalizar la inserción del código de las Macros , damos clic en Guardar y cerramos la Ventana del Editor de Visual Basic

Nota: En el video explicamos el uso de cada comando

11 paso:

Regresamos a nuestro libro de Excel y en la hoja Registro vamos a asignar las Macros creadas a los Botones de la siguiente manera:

Damos Clic Derecho sobre el botón Grabar y seleccionamos la opción Asignar macro…

Se nos presentara la ventana Asignar macro, aquí seleccionamos la macro grabar y damos clic en Aceptar

De esta forma hemos ya asignado la macro grabar a nuestro botón Grabar, si damos un clic sobre este botón se ejecutará la macro.

Hacemos el mismo proceso para asignar las macros a los botones Limpiar y Eliminar

Clic derecho sobre el botón Limpiar, seleccionamos la opción Asignar macro… , seleccionamos la macro Limpiar y damos clic en Aceptar

Clic derecho sobre el botón Eliminar, seleccionamos la opción Asignar macro… , seleccionamos la macro Eliminar y damos clic en Aceptar

De esta manera ya hemos asignado las macros a los botones.

12 paso: (Funcionamiento de la base de datos clientes)

Hemos finalizado, ahora vamos a aprender a utilizar como ingresar los datos a la base de datos clientes.

Nuestro libro tienes dos hojas de cálculo:

Registro: Permite ingresar datos de un cliente a la hoja Base. Aquí debemos ingresar Nombre, Apellido, Edad, Teléfono, Dirección y Identificación.

Base: Es nuestra base de datos, dónde se almacenarán la información de los clientes

Botones asignados macros:

Grabar: Una vez que hayamos llenado la información del Cliente en los campos de la hoja Registro damos clic en el botón Grabar. No permite grabar si se deja algún campo en blanco. El botón grabar como su nombre lo indica graba en la hoja Base la información ingresada del Cliente.

Limpiar: Si ya escribimos en los campos la información de un Cliente y queremos borrar esta información damos clic en el botón Limpiar.

Eliminar: Elimina el último registro de la base de datos de cliente.

Les recomiendo que vean el Video para una completa comprensión de la creación y funcionamiento de la Base de Datos.

Puedes dar un clic aquí para ir al Video.

Da clic en la siguiente imagen para Descargar el libro de Excel Base de Datos Clientes y también puedes descargar un archivo en Bloc de Notas con el código de las Macros utilizadas en el Editor de Visual Basic